做過HR的人應該都同意，每天日常的工作中，有相當比例的時間你所從事的都是行政性質的工作(當然隨著年資成長比例有可能減少)。既然如此，有沒有什麼方法可以將行政事務極小化，同時維持專業能力的成長呢？
答案當然是有的。以下是個人經驗整理出來的五個方法，歡迎前輩或同行們補充。
1.明白你必須完成什麼
大多數情況下你可能被你的主管交代要做某件事，而且很有可能他沒有告訴你為什麼要做這件事，這個時候開口問一下這個要求的始末，對你之後要付出的時間絕對有關鍵性的影響。舉例來說，你的主管請你準備一份今年度到目前為止的到離職名單，如果他只是想瞭解目前為止人力素質的變化，比起總經理要檢討各單位用人的標準和成本，這個名單的呈現方式與需涵蓋的欄位絕對大不相同。通常在不瞭解目的的情況下，你有可能花費兩到三倍的時間與嘗試，才能做對這件事，而這對你的 credit 和績效都有影響。
2.事前的規劃好過事後的檢討
試著在行動前做好仔細的規劃，再著手進行。雖然大多數沒有意義的行政工作大家不愛，但不表示裡面就沒有學問。我曾在某電子代工大廠參與教育訓練的工作，董事長每個月會有一次大型的動員月會，各單位的IDL都必須參加，人數大約都在三、四百人左右。然而悲慘的是，當時公司內部並沒有固定的集會場地，所以每到月會的前一天，訓練單位的同仁都必須動員去員工餐廳「排椅子」。這件事聽來簡單，但實則不然。首先，基於成本考量公司內部不會沒事庫存一堆椅子，你要一併向音響設備公司租借，數量還得考量當時可能會出差返台的員工人數，抓好buffer；其次是場地的 layout，包含入口、簽到、走道、投影幕、單槍及電腦位置等與人流管制有關的問題，都必須事先考慮並做壓力測試，30人和300人場地的混亂效果，絕對不只10倍而已。
3.善用IT工具
對多數依靠電腦完成的文書作業來說，使用工具的效率就是你要掌握的關鍵。這部分沒有秘訣，就是多花腦筋思考哪些工具或工具的組合可以幫助你達成目的。通常來說，掌握資料原始的格式會有優勢，處理大批的資料時盡可能利用規則、公式或參照，資料的產生或建立點最好在員工端就完成，以便節省你的時間。當然你也可以說，這些都比不上和IT部門維持良好關係來得重要。
4.思考並詮釋你已累積的經驗
很多事情在你做的當時可能因為過於投入而見樹不見林，無法理解它對你的幫助。盡可能從正面的角度面對你做的每件事情，日後你會發現這些經歷都有獨特的貢獻。舉例來說，你可能被要求負責聘僱合約的製作與管理，這在流動率高或員工種類複雜的公司來說業務量負擔不輕，但你若願意投入並學習，你會發現你將能從這個業務當中熟悉公司用人的標準、薪酬項目包裝及配套的方法、各職類薪酬級距的範圍等，細心去觀察並整理，你的功力會進步得比你想像得快。
5.定期與外部市場對照
記得多瞭解其他公司像你一樣的職位或功能在做些什麼事情，想想你是否也能勝任。一個方法是你的HR圈的朋友，但這個難免有限，另一個方法是透過hunter或自行應徵去面談，即使你並不打算換工作。這樣做可以幫助你從宏觀的角度瞭解，在你目前的位置上所做所學還缺了什麼，以及你的職涯該如何前進。大多數情況下你如果沒有透過比較，很可能以為績效管理就是這樣做，但實際上不同公司對HR的定位及要求大不同，文化也有差異，透過面談這種能力與經歷檢驗的程序，可以幫助你客觀面對自己，面試官有時甚至能點出你的迷思，協助你做生涯規劃。且就積極面來說，你也可以瞭解市場行情與狀況，為下一個工作鋪路，但要切記，可千萬別讓你的主管知道。
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