從前在負責 HR 系統專案時,每每看著廠商 demo 漂亮的系統,心裡總是充滿期待,等到真正在討論導入的細節時,就會發現不同系統間的資料交換會讓你付出許多代價,不論是為了保持流程運作的連續性、降低人工作業的錯誤率與無效率、或是管理控制上的需要甚至於迎合高階主管的使用便利性等,看似簡單的資料匯入匯出,廠商往往索價不貲。

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HR-XML 說起來也不是什麼新東西,根據 wiki 百科的紀錄,為了協助人力資源管理系統資料交換的需要,1999 年成立的 HR-XML Consortium 制訂了一系列以 XML 格式語言定義之可跨系統操作的標準規格,包含履歷、薪資及福利等資料規格,目的在使所有 HR 系統供應商間能有一套電子資料交換共通依循的標準。從官方網站來看,目前已經發展成熟的標準許多集中在履歷資料、背景調查、或 staffing industry 這些領域,而且也已經根據國家或地區不同的需求,發展出當地特有的規格。

國內則是在 2004, 2005 年左右開始有些人資系所進行並發表了一些應用 HR-XML 標準做資料交換的研究論文,但在業界似乎沒有太大的迴響。也許是因為產業的競爭生態及 HRMS 的市場規模讓這種標準沒有生存的空間,但若以 HR 的角度來看,所有資料能夠自由的互相交換使用才是最大的福氣。

隨著 HR 在企業內的功能越來越成熟,各式各樣的作業平台/系統也有機會逐漸在市場上出現,這時資料交換的標準就會越顯重要。從前為了請廠商開發一套以離職員工為主要會員的交流及聯絡資料追蹤網站,HR 就得為了成本及資訊環境安全性等議題周旋在廠商與資訊部門之間,且十之八九因為得不到資訊單位的同意而必須犧牲系統的功能,結案時又得尷尬面對老闆質疑為何花了錢功能只有這麼一點點。

其他像是績效管理系統、菁英人才資料庫、訓練發展平台、招募管理系統等,都有許多機會需要做資料的串連與轉換甚至是回饋(寫),除非你夠幸運,這些系統都來自同一個供應商或是能全由自己公司內的 IT 部門搞定,否則採用新工具前,你一定得思考如何解決這個問題。

所以,下次在 survey  新系統時,記得向前來 demo  的廠商詢問是否願意支援標準的 HR-XML 資料交換格式。Demand drives supply,也希望有一天我們能發展出符合台灣地區需求的 HR-XML 資料交換標準!

 

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