身為 HR 雖然不像業務單位需要一天到晚作簡報,但具備有效的簡報能力與溝通技巧,在你的職涯路上會有很大的幫助。有人說,IQ 讓你得到工作,EQ 則決定你能不能升遷,不管是簡報、公開演說或交談溝通,都是展現個人 EQ 的場合與時機,別讓不良的溝通技巧阻礙了你職涯的發展。

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你一定多少看過或上過談簡報技巧的課程,在網路上搜尋也可以很輕易找到一堆相關的資料,它們或許都很有幫助,也有參考價值,我這裡想說的只是當有一天你對某項簡報要求完全沒有頭緒時,幾個可以用來思考的方向及讓你可以開始著手準備的起點。

 

1. 瞭解你的聽眾

簡報一定會有對象,而且通常伴隨著某種目的,可能是提供資訊(informative)、展示(demostrative)、或者說服(persuasive),隨著目的與對象不同,要準備的內容也不一樣。你越是瞭解你的聽眾,你達成目的的機率也越高。比如說,你被要求在新進員工報到的第一天,向他們介紹公司組織及企業文化,你如果能事前花點時間瞭解他們的組成及背景,簡報時能引起的共鳴或灌輸企業價值觀的機率也越大,也越容易建立你的 credibility,將來當你需要尋求他們的協助或支持時,當然也更容易。

 

2. 熟悉你的處境與環境

孫子兵法上說「高陵勿向,背丘勿逆」,套用在溝通上也一樣,要注意環境是否對你有利。善用環境可以有效增加你的優勢,減少你心理上的負擔,選擇一個你熟悉的環境,讓所有條件在你控制之中,你也容易評估該花多少力氣來影響在這個空間當中的每一個人,這對帶有說服目的的簡報或溝通格外重要。試想,當你要修理供應商時,一定是把他們找來你的公司,而不是殺去供應商辦公室來減損你的談判優勢。

 

3. 組織內容

通常來說,你應該是那個最熟悉簡報內容的人,但在呈現上要記得簡單、明確。如果你不確定該怎麼安排內容,可以參考下面幾個原則:

- 一次呈現一個主題
- 將文字視覺化,如圖、表、物件等
- 重複及加強你主要的觀點
- 讓內容與聽眾連結
- Sell the sizzle

有機會你應該看看蘋果CEO Steve Jobs 的簡報影片,看他是如何簡潔、有力地傳遞他的訊息,並享受他帶來的影響力。

如果你的簡報是帶有說服性的目的,也可以適當運用 邏輯 Logos(logical)、情感 Pathos(emotional)、訊息來源 Ethos(credibility)這三個亞里斯多德提出的要素,來加強溝通的效果。

 

4. 有效傳達

當簡報準備好了,你必須將訊息傳遞出去,才能造成效果,否則一切都是零。在傳達過程中,你應該要:

- 和聽眾保持眼神接觸
- 保持微笑與自信

根據社會心理學家的實驗,臉上有微笑的人看起來比較聰明,也容易贏得他人信任。

 

5. 不斷練習

有效的簡報溝通是可以透過學習後獲得的能力,只是你必須投入時間練習並累積經驗。HR 的工作主體圍繞著人,也是最不該有藉口說不擅溝通的族群,工會法修正上路後,還有更多考驗等著你。試著掌握這方面的能力,引發他人心中的渴望,創造更好的人際關係與溝通吧!

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