HR 的工作 e 化後效率提高固然很好,但其中的風險不可不知。

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幾年前當我(是的,就是我)負責管理 HR 系統及薪資前段作業時,發生了一件所有負責 C&B 同仁都害怕的惡夢:發錯薪水。由於當時公司的薪資計算是由會計部負責,HR 只負責前端的薪資輸入、出缺勤或其他加扣項的資料處理,看不到實際計算出來的結果,所以當錯誤發生的時候還是同仁打電話進來詢問,我們才驚覺代誌大條了。

 

那是家成立已有三十多年的老公司,員工超過兩千人,由於各階段需求的不同,HR 的相關系統也有其各自的歷史軌跡,有套裝的現成系統、IT 自行開發的員工環境,還有許多串連各系統間的參數設定與資料交換程式。

 

發錯的對象是公司中各單位的臨時聘僱人員,由於他們的每日工時並不固定,前人便在系統中設計了一組代碼,讓他們用來填補每日工作未達八小時的部分,這樣系統才能正常的計算這些人的薪水,問題就出在:年度轉換設定中我漏了去設定讓這組代碼成為無效時數的參數,導致新年度開始的第一個月,這些員工合計溢領了近百萬的薪水。

 

這真是晴天霹靂的消息。當時因為年度轉換,我手上還負責年度的組織異動、人員晉升資料異動,region 又在催促年度的人員統計資料,以及剛好底下有員工離職,所有的 loading 加在一起實在讓人分身乏術。確認問題之後,接下來的那個禮拜只記得我不停的在聯絡這些員工說明錯誤的原因並請他們返還溢領的金額,這些員工分佈在各地分公司,其中有些人已離職,或在其他公司上班,或在海外開始留學生涯,總之得一一連絡把錢要回來。所幸平常待人不薄,並沒有員工特意刁難拒絕返還,最終如數收回了全部的金額。

 

整個事件雖然很理想的結束了,但是它畢竟是一項疏失、一項錯誤,也讓我看到了關於作業流程 e 化中容易被忽略的陷阱:

1. 所有 e 化的系統設計都應包含原始的管理審核與監督機制,執行後要有審核流程,千萬不要只是一個獨立的 0/1 開關,且交由單一人員負責。尤其當 IT 部門主導程式開發過程時,特別容易變成資料處理導向,而非管理功能導向。

 

2. e 化作業的設計應從流程面及系統面出發,建立清楚的使用者介面,凡是欠缺邏輯性與關聯性的獨立設定程式安排,都很容易貢獻 human error,讓人忽略或誤解它的功能。

 

雖然我沒有參與當初這個系統環境的設計,但我畢竟也算得上有 HCI(Human-Computer Interaction) 方面的背景,卻還是栽在這個問題上。所以我想提醒你,當你碰上任何 input/output 沒有對應關係的環境時,一定要特別小心留意啊。

 

最後,有句話是這麼說的,也是促使我把這個故事寫下來的動力:「你不知道的事情或許還不會傷害你,真正傷害你的,很可能是那些你忘記了的事情。」希望你能記得這個故事,不需要經歷這一切,就能賺到這一百萬。

 

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