做過HR的人應該都同意,每天日常的工作中,有相當比例的時間你所從事的都是行政性質的工作(當然隨著年資成長比例有可能減少)。既然如此,有沒有什麼方法可以將行政事務極小化,同時維持專業能力的成長呢?

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答案當然是有的。以下是個人經驗整理出來的五個方法,歡迎前輩或同行們補充。

 

1.明白你必須完成什麼

大多數情況下你可能被你的主管交代要做某件事,而且很有可能他沒有告訴你為什麼要做這件事,這個時候開口問一下這個要求的始末,對你之後要付出的時間絕對有關鍵性的影響。舉例來說,你的主管請你準備一份今年度到目前為止的到離職名單,如果他只是想瞭解目前為止人力素質的變化,比起總經理要檢討各單位用人的標準和成本,這個名單的呈現方式與需涵蓋的欄位絕對大不相同。通常在不瞭解目的的情況下,你有可能花費兩到三倍的時間與嘗試,才能做對這件事,而這對你的 credit 和績效都有影響。

 

2.事前的規劃好過事後的檢討

試著在行動前做好仔細的規劃,再著手進行。雖然大多數沒有意義的行政工作大家不愛,但不表示裡面就沒有學問。我曾在某電子代工大廠參與教育訓練的工作,董事長每個月會有一次大型的動員月會,各單位的IDL都必須參加,人數大約都在三、四百人左右。然而悲慘的是,當時公司內部並沒有固定的集會場地,所以每到月會的前一天,訓練單位的同仁都必須動員去員工餐廳「排椅子」。這件事聽來簡單,但實則不然。首先,基於成本考量公司內部不會沒事庫存一堆椅子,你要一併向音響設備公司租借,數量還得考量當時可能會出差返台的員工人數,抓好buffer;其次是場地的 layout,包含入口、簽到、走道、投影幕、單槍及電腦位置等與人流管制有關的問題,都必須事先考慮並做壓力測試,30人和300人場地的混亂效果,絕對不只10倍而已。

 

3.善用IT工具

對多數依靠電腦完成的文書作業來說,使用工具的效率就是你要掌握的關鍵。這部分沒有秘訣,就是多花腦筋思考哪些工具或工具的組合可以幫助你達成目的。通常來說,掌握資料原始的格式會有優勢,處理大批的資料時盡可能利用規則、公式或參照,資料的產生或建立點最好在員工端就完成,以便節省你的時間。當然你也可以說,這些都比不上和IT部門維持良好關係來得重要。

 

4.思考並詮釋你已累積的經驗

很多事情在你做的當時可能因為過於投入而見樹不見林,無法理解它對你的幫助。盡可能從正面的角度面對你做的每件事情,日後你會發現這些經歷都有獨特的貢獻。舉例來說,你可能被要求負責聘僱合約的製作與管理,這在流動率高或員工種類複雜的公司來說業務量負擔不輕,但你若願意投入並學習,你會發現你將能從這個業務當中熟悉公司用人的標準、薪酬項目包裝及配套的方法、各職類薪酬級距的範圍等,細心去觀察並整理,你的功力會進步得比你想像得快。

 

5.定期與外部市場對照

記得多瞭解其他公司像你一樣的職位或功能在做些什麼事情,想想你是否也能勝任。一個方法是你的HR圈的朋友,但這個難免有限,另一個方法是透過hunter或自行應徵去面談,即使你並不打算換工作。這樣做可以幫助你從宏觀的角度瞭解,在你目前的位置上所做所學還缺了什麼,以及你的職涯該如何前進。大多數情況下你如果沒有透過比較,很可能以為績效管理就是這樣做,但實際上不同公司對HR的定位及要求大不同,文化也有差異,透過面談這種能力與經歷檢驗的程序,可以幫助你客觀面對自己,面試官有時甚至能點出你的迷思,協助你做生涯規劃。且就積極面來說,你也可以瞭解市場行情與狀況,為下一個工作鋪路,但要切記,可千萬別讓你的主管知道。

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