好久沒更新部落格了，無奈農曆年前後都是忙碌的季節。既然如此，就偷懶一下請大家來灌溉成就這一篇吧！
身為HR人，通常都得處理一些不平常的任務，這些任務通常不可能出現在工作說明書上，面談時你的主管可能也無法告訴你，將來會有什麼特殊情況需要你支援，所以，今天我們要討論的主題就是HR人的特殊任務。
請來訪的朋友說說你曾做過最特殊的一件HR工作，以及你在這當中學到的事情，相信這些上天下地的事蹟，可以給各行各業的HR朋友們帶來釋懷與溫暖，原來不是只有我幹這種事啊！
那麼，我先說說我的經驗好了：
當時我剛到職，但就在不久前，這家公司的CEO不幸因病去世了，而治喪相關的一切大小事，自然就落到了我的主管頭上。當時HR部門人數也不多，每個人多少都必須參與或協助一部份的事情。於是，在不曾與這位CEO有過一面之緣的情況下，我和其他同事穿上西裝、戴上白手套，擔任起告別式中的接待及工作人員，支援整個活動的進行。
Topgrading，顧名思義是一本談如何聘用、發展及留住頂級人才的書，作者是 Bradford D. Smart, Ph.D.，目前沒有繁體中譯本，對岸叫它作《得到顶级雇员》，相關資料可以參考：Google 圖書。
以下是這本書重點內容的整理及摘要，我覺得對當今的 HR 來說，它提到的原則是我們落實 talent management 的前提和基礎，喜歡的朋友說個讚吧！
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你不能否認偉大的公司是由Ａ級人才所構成的，其中的秘訣在於錄用、晉升並且留住Ａ級人才。研究顯示大約只有四分之一被聘僱或晉升的人最終表現得像個Ａ級人才，其餘四分之三(Ｂ級或Ｃ級人才)則是誤用或不當升遷。透過獎勵Ａ級人才、改善Ｂ級人才及淘汰Ｃ級人才，公司會變得越來越成功。在這個過程當中，關鍵的技巧在於掌握 topgrading 面談法(the topgrading Interview)、發展Ａ級人才、及讓Ａ級人才維持Ａ級表現的技巧。
Topgrading 是每個經理人的優先要務
在辦公室的小隔間裡生存，你大概不可能沒聽過你身邊的同事說老闆的壞話，有些可能只是隨口的抱怨，有些是舉證歷歷、振振有詞的痛訴主管的不是，有些呢則是試探性的瞭解你的立場，看是否有助於拉近彼此的關係站在同一聯盟陣線。
我記得很多年以前看過一部日劇，叫做「說老婆壞話」(カミさんの悪口)，內容是關於三個同公司的男人在各種場合不停的說著老婆壞話的故事。這部日劇的編劇及對白設計相當精彩，唇槍舌劍來來去去看了相當痛快，不過有趣的是，雖然愛乘口舌之快，這些主角們實際上並沒有那麼厭惡或討厭另一半。其實，當你的同事在抱怨主管的不是時，情況很可能也是一樣，或者說，我希望你不要太認真或嚴肅的看待這些壞話的內容。
從以前到現在，我聽過許多關於老闆的壞話，而且身為HR，運氣不好的時候還得協助排解其它單位部屬和主管不合或作對等等的糾紛。但隨著我也成了別人的主管，參與越來越多的管理決策時，我發現部屬口中這些壞話的背後，都有主管無法開口告訴你的原因。舉個例子來說，曾聽過有位同事抱怨某部門的HR窗口很難配合，對於主管竟回應要全力支持該窗口的要求也頗有微詞，但如果你知道他剛休完長病假回來，公司的團體保險也才替他申請了一筆癌症醫療理賠金，你大概就不會覺得主管這麼指示有什麼奇怪的地方。
我自己也是別人的主管，我知道有時候主管做成的某些決策對部屬來說，有專業上、態度上甚至個人情感上不能接受的地方，但那往往是因為背後有無法說出口的緣由，如果你夠信任你的主管，那麼你應該協助他完成任務，而不是扯他後腿。你可以試著在適當的場合或時機向主管提出你的疑惑，如果情況許可，多半你都能得到「喔，原來如此」的頓悟。
不過站在職場壓力及情緒管理的立場，我並不是全然反對部屬說主管壞話的。金融海嘯以來公司多半人事凍結，訂單回來了也不見老闆補足原來的編制員額，工作壓力只是有增無減，如果向你的好友發發牢騷，能讓你覺得心情好過一些，明早起來能再充滿鬥志繼續為那個分工過於精細以致看不出能給人生任何正面意義的工作奮鬥下去，那麼說老闆壞話就有它行為上的價值，也有助於減少透過廣播系統痛罵乘客然後開啟逃生梯溜走這類的案例。不過在你開始抱怨之前，請先確定抱怨的對象和場合不會給你帶來任何不良的後遺症。
身為 HR 雖然不像業務單位需要一天到晚作簡報，但具備有效的簡報能力與溝通技巧，在你的職涯路上會有很大的幫助。有人說，IQ 讓你得到工作，EQ 則決定你能不能升遷，不管是簡報、公開演說或交談溝通，都是展現個人 EQ 的場合與時機，別讓不良的溝通技巧阻礙了你職涯的發展。
你一定多少看過或上過談簡報技巧的課程，在網路上搜尋也可以很輕易找到一堆相關的資料，它們或許都很有幫助，也有參考價值，我這裡想說的只是當有一天你對某項簡報要求完全沒有頭緒時，幾個可以用來思考的方向及讓你可以開始著手準備的起點。
1. 瞭解你的聽眾
簡報一定會有對象，而且通常伴隨著某種目的，可能是提供資訊(informative)、展示(demostrative)、或者說服(persuasive)，隨著目的與對象不同，要準備的內容也不一樣。你越是瞭解你的聽眾，你達成目的的機率也越高。比如說，你被要求在新進員工報到的第一天，向他們介紹公司組織及企業文化，你如果能事前花點時間瞭解他們的組成及背景，簡報時能引起的共鳴或灌輸企業價值觀的機率也越大，也越容易建立你的 credibility，將來當你需要尋求他們的協助或支持時，當然也更容易。
2. 熟悉你的處境與環境
這個問題是一個朋友拿來問我的，後來我發現用這個問題在面試時問 candidate，對於判斷求職者的思考能力還頗有幫助。
它是這樣問的 (我先說明，這不是腦筋急轉彎)：
有個流浪漢很喜歡抽煙，可是又沒錢買煙。於是他就在地上撿煙屁股，拿四個煙屁股做成一根新的煙來抽。
如果今天他撿到十六個煙屁股，請問他總共能抽幾根(新)煙？
這個問題其實在觀察回答者對於事件後續的發展有沒有關注的能力。對於管理職位或規則制定者來說，做決策或定好 policy 並不是任務的終點站，還必須掌握及預測這些決策會帶來的衝擊及其演變，並持續做動態的調整，才算發揮管理的功能。所以問題本身其實很簡單，但若不進一步去想，直覺的答案往往是錯的。
農曆年前後一向是轉職的旺季，今年又更甚以往。如果你剛好現在想換工作，不妨思考一下如何建立自己的轉職優勢。
本週 PricewaterhouseCoopers US 在其校園徵才招募網站上推出了這個「Personal Brand Week」的活動，利用 workshop 的概念設計了一系列的步驟，協助你思考及建立個人品牌。
活動內容包括：
Day 1 - The foundation of your Personal Brand
Day 2 - The power of people
這個禮拜除了股市的狂跌，另外一個焦點大概就是蘋果新發表的平板電腦 iPad 了。
(圖片來源：蘋果公司官網)
雖然各界對於 iPad 的評價不一，有人看好它將為電子書市場帶來改變，威脅 Kindle 或其他的閱讀裝置，但也有人認為它沒有革命性的創新，不過就是打了類固醇的 iPhone。我也同意這次的新產品發表並沒有帶來太多驚豔的感覺，但我發現 iPad 這樣的產品，不同於以往 iPod 這類訴求消費者個人使用的需求，有機會在商用市場或特定應用端建立利基，彌補目前應用面類似產品的空缺。別的不談，我們就來看看 iPad 能對 HR 的招募任用工作帶來什麼改變。
1. 進行無紙化面談
面談時 HR 往往需事先準備好相關的履歷資料與附件、面試評分表等紙本文件，以便提供給面談主管參考及紀錄使用。這樣的工作對於招募量不大的公司來說，其實不是什麼問題，但如果需要進行大量招募(如目前各電子業對外宣示以百計的徵才人數)，事前的行政工作其實是一個負擔，如果能利用 iPad 這樣的手持裝置，搭配履歷資料的管理系統，其實很容易透過 safari 瀏覽器取得電子履歷資料，在面談現場進行無紙化面談，不再需要列印履歷表，一方面節省事前準備工作與成本，另一方面也建立公司重視環保減碳的形象。
HR 的工作 e 化後效率提高固然很好，但其中的風險不可不知。
幾年前當我(是的，就是我)負責管理 HR 系統及薪資前段作業時，發生了一件所有負責 C&B 同仁都害怕的惡夢：發錯薪水。由於當時公司的薪資計算是由會計部負責，HR 只負責前端的薪資輸入、出缺勤或其他加扣項的資料處理，看不到實際計算出來的結果，所以當錯誤發生的時候還是同仁打電話進來詢問，我們才驚覺代誌大條了。
那是家成立已有三十多年的老公司，員工超過兩千人，由於各階段需求的不同，HR 的相關系統也有其各自的歷史軌跡，有套裝的現成系統、IT 自行開發的員工環境，還有許多串連各系統間的參數設定與資料交換程式。
發錯的對象是公司中各單位的臨時聘僱人員，由於他們的每日工時並不固定，前人便在系統中設計了一組代碼，讓他們用來填補每日工作未達八小時的部分，這樣系統才能正常的計算這些人的薪水，問題就出在：年度轉換設定中我漏了去設定讓這組代碼成為無效時數的參數，導致新年度開始的第一個月，這些員工合計溢領了近百萬的薪水。
這真是晴天霹靂的消息。當時因為年度轉換，我手上還負責年度的組織異動、人員晉升資料異動，region 又在催促年度的人員統計資料，以及剛好底下有員工離職，所有的 loading 加在一起實在讓人分身乏術。確認問題之後，接下來的那個禮拜只記得我不停的在聯絡這些員工說明錯誤的原因並請他們返還溢領的金額，這些員工分佈在各地分公司，其中有些人已離職，或在其他公司上班，或在海外開始留學生涯，總之得一一連絡把錢要回來。所幸平常待人不薄，並沒有員工特意刁難拒絕返還，最終如數收回了全部的金額。
「去做你喜愛的事，到你最欣賞的人那裡工作，這樣才算盡你所能，給自己的人生最好的機會。」 - 華倫．巴菲特(Warren Buffett)。
如果你是 HR 的新手，不管你為了什麼原因選擇了人力資源這條路，這是我最想與你分享的一句話。雖然我還不到可以判斷這句話是否真能給你人生最好機會的年紀，但我肯定如果你是想進入人力資源領域的新手，為你欣賞的人工作多少能協助你撐過理想與現實的差異調適期。
在大部分的情況下，HR 的工作相當龐雜，尤其是在進入的初期，你不可避免的需要處理很多瑣碎且例行的工作，而這些工作很快就會澆熄你對人力資源理想的嚮往與熱情。唯有能通過這些基礎的磨練與煎熬，你才能具備足夠的知識與經驗，當複雜又敏感的問題發生時，綜合相關局勢與判斷提出最適當的 solution。在你熟悉公司的產品/服務、人員、客戶、甚至組織文化之前，再多的人力資源理論或課程，都無法讓你直接成為公司的策略夥伴。
我曾經因為工作的需要，接觸過許許多多公司的 HR 夥伴，我發現當時一些知名的大公司在招募 HR 新人時，會傾向錄取主修人力資源專業的國外研究所畢業生，以提昇 HR 團隊的素質，但我觀察一年半載之後，或許因為無法立即發揮所學，這些人往往已經不在原位了。
HR 的工作內容與屬性，常會因為公司對 HR 的功能定位不同而有很大的差異，而且它實際的工作內容，也可能不是徵才廣告中或面談時三言兩語能說得清楚的。好的主管會幫你在乏味的工作中找出有意義的脈絡，協助你理解 HR 工作的價值；會問你問題引導你找答案，讓你思索決策背後的道理與緣由，以便你更能夠發揮你的價值協助他完成任務。所以老闆的好壞、能不能指點你，關乎你 HR 入門生涯能否持續與順利。
從前在負責 HR 系統專案時，每每看著廠商 demo 漂亮的系統，心裡總是充滿期待，等到真正在討論導入的細節時，就會發現不同系統間的資料交換會讓你付出許多代價，不論是為了保持流程運作的連續性、降低人工作業的錯誤率與無效率、或是管理控制上的需要甚至於迎合高階主管的使用便利性等，看似簡單的資料匯入匯出，廠商往往索價不貲。
HR-XML 說起來也不是什麼新東西，根據 wiki 百科的紀錄，為了協助人力資源管理系統資料交換的需要，1999 年成立的 HR-XML Consortium 制訂了一系列以 XML 格式語言定義之可跨系統操作的標準規格，包含履歷、薪資及福利等資料規格，目的在使所有 HR 系統供應商間能有一套電子資料交換共通依循的標準。從官方網站來看，目前已經發展成熟的標準許多集中在履歷資料、背景調查、或 staffing industry 這些領域，而且也已經根據國家或地區不同的需求，發展出當地特有的規格。
國內則是在 2004, 2005 年左右開始有些人資系所進行並發表了一些應用 HR-XML 標準做資料交換的研究論文，但在業界似乎沒有太大的迴響。也許是因為產業的競爭生態及 HRMS 的市場規模讓這種標準沒有生存的空間，但若以 HR 的角度來看，所有資料能夠自由的互相交換使用才是最大的福氣。
隨著 HR 在企業內的功能越來越成熟，各式各樣的作業平台/系統也有機會逐漸在市場上出現，這時資料交換的標準就會越顯重要。從前為了請廠商開發一套以離職員工為主要會員的交流及聯絡資料追蹤網站，HR 就得為了成本及資訊環境安全性等議題周旋在廠商與資訊部門之間，且十之八九因為得不到資訊單位的同意而必須犧牲系統的功能，結案時又得尷尬面對老闆質疑為何花了錢功能只有這麼一點點。
其他像是績效管理系統、菁英人才資料庫、訓練發展平台、招募管理系統等，都有許多機會需要做資料的串連與轉換甚至是回饋(寫)，除非你夠幸運，這些系統都來自同一個供應商或是能全由自己公司內的 IT 部門搞定，否則採用新工具前，你一定得思考如何解決這個問題。
你喜歡你現在從事的HR工作嗎？對於生涯規劃，你曾想過你的HR生涯未來會如何發展嗎？
到目前為止，我個人的生涯非常剛好的不斷在HR與 vendor side 中間交替做轉換。坦白說，在成為vendor之前，我一直覺得在大公司當個HR，跟隨著前輩們的足跡成長升遷，應該是不錯的選擇。但當我轉換跑道成為HR的服務供應商時，我發現了另一種職涯角度的活潑與樂趣。
就我個人經驗所及，HR外包服務的工作和in-house HR比較起來，有以下幾項差異：
1.快速的學習曲線
雖然你負責的很可能只是人資諸多功能其中的一項，性質單純，但因客戶的公司規模不同、產業不同，你所需要面對的挑戰與要解決的問題也大不同，相對的，你會學得很快。隨著你累積的客戶經驗越多，你越能明白客戶描述的狀況背後有什麼問題，而你也在不知不覺中成了別人口中的專家。
你曾經從企業內部HR轉職為以服務HR為對象的外包服務顧問嗎？如果有，你應當能體會這兩者的工作性質是很不相同的，而且在轉換的初期，你應該或多或少會懷念以下我說的這三件事。
1.你的同事
顧問工作通常會視接案的性質決定專案團隊，因此每個專案的工作對象都不盡相同，相對的你也會少了一份 in-house HR 所有的歸屬感。在過去，HR部門的形象與利益是一體的，你就是團隊的一份子，大家休戚與共，團隊的績效與榮譽決定你們在公司的地位。但身為顧問，由於績效評量的關係，多少也加深了彼此的競爭性，這個時候，你就會開始懷念起從前可以互吐苦水、分享辛酸的同袍戰友了。
2.你的主管
一旦你成為顧問，期待有人再指導你關於HR專業知識的時代就已經過去了。你的新主管很可能不會擁有比你還多的in-house HR經驗，他所指點你的可能多半與顧問技巧、商業思惟、客戶成交或維繫能力有關，至於HR的專業知識累積可能是你自己的工作了。這個時候，我相信你會特別感激過去在HR這條路上引領你的前輩，懷念主管告訴你該怎麼做的日子，但現在，you are on your own。
